Bauunternehmen

bau-mobil in der Praxis: RAEDER Straßen- und Tiefbau GmbH

Digitalisierung in der Baubranche

bau-mobil in der Praxis: RAEDER Straßen- und Tiefbau GmbH

Integrierter Workflow mit bau-mobil

Durchgängige Lösung sorgt für Zeitersparnis und strukturiertes Arbeiten

Mönchengladbach, 02.06.2016. Gegründet im Jahre 1901 als Pflastererbetrieb hat sich die RAEDER Straßen- und Tiefbau GmbH zu einem modernen und leistungsstarken Bauunternehmen entwickelt.
Neben klassischen Straßenbautätigkeiten sowie Kanal- und Erdbauarbeiten umfasst das Portfolio von RAEDER auch schlüsselfertige Tiefbauleistungen. Das Unternehmen mit Stammhaus in Mönchengladbach beschäftigt rund 60 Mitarbeiter. Darunter acht Ingenieure sowie acht Meister. RAEDER Straßen- und Tiefbau ist anerkannter Ausbildungsbetrieb für das Straßenbauerhandwerk. Ergänzend zum umfassenden Know-how der Mitarbeiter bilden modernste Maschinen und Geräte für vielfältige Anforderungen und eine IT-Infrastruktur am Puls der Zeit das Fundament für eine qualitativ hohe sowie termingerechte Fertigstellung von Bauprojekten.

Optimal aufeinander abgestimmt

Durchdachte Prozesse im mittelständischen Unternehmen RAEDER GmbH sorgen seit jeher für eine intelligente Planung und Ist-Datenerfassung. Die Aufgaben von Bauleitern, Erfassern auf den Baustellen und Lohn- und Gerätebuchhaltung sind eng miteinander verzahnt und aufeinander abgestimmt. Im Bereich Lohnabrechnung vertraut das Unternehmen auf die Baulohnsoftware von BRZ. Betriebsabrechnung sowie Kostenermittlung erfolgen mit der Software Pro-Bau/S. „Die Prozesse sind allesamt gut organisiert, erklärt Bauleiter Guido Ibach. „In der Tages- und Wochenplanung, Mitarbeiter- und Geräteerfassung haben wir realisiert, dass wir mit mehr Durchgängigkeit in der Lage sind, sehr viel Zeit einzusparen. Hier haben wir die Aufgaben der unterschiedlichen Divisionen im Unternehmen – auch durch den Einsatz der Software bau-mobil – durchgängig integriert und somit besser aufeinander abgestimmt. Dieser prozessorientierte Ansatz spart Zeit, vermeidet Fehler und ermöglicht ein übergreifend strukturierteres Arbeiten“, ergänzt er.

Auf der Suche nach einer Softwarelösung, passend zu den Arbeitsprozessen des Bauunternehmens, implementierte die RAEDER Straßen- und Tiefbau GmbH im Sommer 2015 bau-mobil von Connect2Mobile.

Planung, Stunden- und Geräteerfassung via Smartphone-App

bau-mobil setzt sich aus einer Bürosoftware und einer modernen App für mobile Endgeräte zusammen. Vier Bauleiter sowie drei Mitarbeiterinnen in Lohn- und Gerätebuchhaltung arbeiten mit dem IT-System der Connect2Mobile GmbH aus Stadtlohn. Zusätzlich zu den Installationen der Software auf den Büroarbeitsplätzen wurden 14 Erfasser auf den Baustellen mit modernen Smartphones ausgestattet. Sie übermitteln Arbeitsstunden, Geräteinformationen sowie Fotos und Bautagesberichte mobil und übertragen die Informationen direkt von den Baustellen an ihre Kolleginnen und Kollegen im Büro. Gleichzeitig erfolgt die Einsatzplanung mit Hilfe der Software. Bauleiter Ibach erstellt täglich eine Planung an seinem PC, die im Laufe des Arbeitstages via bau-mobil an die Poliere über die App übermittelt wird. Weiter wird die Urlaubsplanung durch den Bauleiter mit Hilfe der Software erstellt; damit werden wertvolle Informationen, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stehen, direkt an die Lohnbuchhaltung übermittelt.

Begeistert sind die Mitarbeiter in Büro und Baustelle allesamt vom Dashboard. Es ermöglicht ihnen, die für ihre Belange relevanten Informationen direkt beim Öffnen des Programms auf einen Blick zu erfassen. „Auf diese Weise sind wir in der Lage, Stunden übersichtlicher und schneller zu kontrollieren“, so Guido Ibach.

„Von unseren Vorarbeitern wurde das Programm sehr gute angenommen“, führt Bauleiter Ibach weiter aus. „Da die Poliere bei der RAEDER GmbH unterschiedlichen Generationen angehören, wurde die sehr gute Akzeptanz der Smartphone-App so nicht erwartet.“ Umso mehr freute man sich im Unternehmen darüber. Zusätzlich zu den durch den Hersteller durchgeführten Schulungen mit bau-mobil fanden sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allesamt durch Learning by doing schnell mit der neuen Software und den neuen Werkzeugen zurecht.

Kommunikation mit dem Büro beschleunigt

Vorarbeiter René Prings über das Handling der bau-mobil-App und die Vorteile für den Erfasser: „Die Stunden- und Geräterfassung geht dank bau-mobil einfach und ist auch schnell erledigt. Durch die tagtägliche Übergabe der Maschinen- und Geräteinformationen von der Baustelle ins Büro haben wir einen sehr guten Workflow im Unternehmen geschaffen. Praktisch finde ich vor allem auch die Möglichkeit, Stundenblöcke für mehrere Baustellen im System zu erstellen. Damit beschleunigen wir den Kommunikationsprozess mit dem Büro. Und vice versa geben uns unsere Kolleginnen aus der Lohnbuchhaltung direkt eine Info, falls jemand vom Baustellenpersonal seine Stunden nicht zeitnah abgegeben hat.“

Durchdachte Planung bildet Basis für Buchhaltung

Mit bau-mobil, BRZ und Pro-Bau/S wurde eine integrierte Lösung bei der RAEDER GmbH implementiert, die das Fundament für einen durchgängigen Prozess im gesamten Unternehmen bildet. Guido Ibach vermeldet eine Zeitersparnis von rund 40 % bei den Aufgaben der Bauleitung. Durch die durchdachten Workflows profitiert gleichsam die Lohn- und Gerätebuchhaltung. Jutta Fröhlich, verantwortlich für den Bereich Lohnbuchhaltung, ist der Überzeugung, dass eine strukturierte, durchdachte Planung die Arbeit im Lohnbüro deutlich reduziert: „Ist die Planung durchgängig, so sind für uns im Bereich Lohn die Arbeitsstunden der Mitarbeiter sehr einfach nachzuvollziehen.“ Genauso betont Kollegin Birgit Hoelkermann, die die Gerätebuchhaltung mit bau-mobil erstellt, dass die Kontrolle der Gerätestunden bei einer stringenten Planung einfacher und auch schneller geht. bau-mobil ermöglicht nicht zuletzt eine integrierte Planung zwischen Bauleitung und Buchhaltung. So erfolgt die Eingabe von Krankmeldungen in die Planung direkt über Jutta Fröhlich. So sind Bauleiter allesamt informiert, welche Mitarbeiter aktuell zur Verfügung stehen und für weitere Aufgaben eingeplant werden können. Fröhlich abschließend: „Auch die Übergabe in die Programme zur Unternehmenssteuerung von BRZ und Pro-Bau/S funktioniert ganz einfach per Mausklick, wodurch weitere Zeit im Workflow gewonnen wurde.“

Prozessorientierte Arbeitsweise

Damit neben Bauleitung, Buchhaltung und den Erfassern mit Smartphone auch weitere Mitarbeiter im Hause RAEDER GmbH von der Übersichtlichkeit der Software profitieren können, befindet sich der Web-Viewer von bau-mobil aktuell in der Testphase. Der Vorteil: Per Touchscreen kann jeder beliebige Mitarbeiter im Unternehmen direkt einsehen, auf welcher Baustelle er aktuell eingeteilt ist. Wird ein Kollege oder eine Kollegin gesucht, so lässt sich dessen Einsatzort genauso mit dem Touchscreen ermitteln. Guido Ibach abschließend: „Wir erproben regelmäßig neue Funktionen des Programms, um den Workflow im Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. bau-mobil unterstützt uns in vielen Belangen sehr gut bei einer prozessorientierten Arbeitsweise.“

Alle Fotos: RAEDER Straßen- und Tiefbau GmbH

Schnittstelle zwischen Büro und Baustelle

Digitalisierung in der Baubranche

Schnittstelle zwischen Büro und Baustelle

Smartphone und Tablet optimieren Kommunikation am Bau

Um wirtschaftlich zu arbeiten, sind Unternehmen im Baugewerbe heute zunehmend gefordert, eine deutlich größere Anzahl an Projekten in kürzeren Zeitfenstern abzuwickeln, als das in der Vergangenheit der Fall war. Die IT-Branche offeriert hierzu eine Vielzahl von Tools und Programmen, die eine aktive Unterstützung dabei bietet, den damit deutlich höheren Aufwand in der Verwaltung aber auch der Baustelle zu optimieren. Doch um in diesen Bereichen an den entscheidenden Stellen effektiv Zeit einzusparen, bedarf es einer Lösung, die auf die Bedürfnisse und Aufgabenstellungen der Baubranche zugeschnitten ist.

bau mobil App Vorarbeiter mit Smartphone: Das System wurde so konzipiert, dass Vorarbeiter, die nur wenige oder bislang gar keine Vorkenntnisse mit IT-Systemen mitbringen, nach kurzer Einarbeitungszeit damit starten können.

Ein entscheidender Faktor im Baugewerbe ist Durchgängigkeit. Das bedeutet, die Mitarbeiter in den Büros und die Kolleginnen und Kollegen draußen auf den Baustellen müssen in der Lage sein, über ein zentrales System miteinander zu kommunizieren. Ob Zeiterfassung, Erstellung eines Bautagebuchs inklusive Wetterdaten, Gerätemeldung oder Maschinenberichte: Die Informationen sind zahlreich und umfassend. Und die Zeitfenster der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung sind gewöhnlich sehr eingeschränkt. Eine zeitnahe Überwachung können sie bei einer klassischen Arbeitsweise kaum gewährleisten.

Bauspezifische Lösung

Bereits 2004 hat ein Team von Experten eine IT-Lösung speziell für eine integrierte und effiziente Kommunikation am Bau realisiert. Ihr Vorteil: Sie kennen die Herausforderungen im Baustellenalltag und im Büro sehr genau, da sie selbst für viele Jahre in der Branche tätig waren. Das System bau-mobil von Connect2Mobile aus Stadtlohn im Münsterland bietet dabei nicht nur die Möglichkeiten der Verzahnung und Optimierung unterschiedlichster Aufgabenbereiche im Büro und auf den Baustellen: Das System wurde so konzipiert, dass Vorarbeiter, die nur wenige oder bislang gar keine Vorkenntnisse mit IT-Systemen mitbringen, nach einer kurzen Einarbeitungszeit damit starten können. Mit Erfolg. Schon heute ist das System für mehr als 3.500 Vorarbeiter fester Bestandteil ihrer täglichen Arbeit.

Erfassung von Baustellendaten per Smartphone

bau-mobil setzt sich aus einer Datenbank-Lösung zur Baustellenplanung sowie mobilen Applikationen für Smartphone und Tablet zusammen. In sechs Schritten gelangt somit der Bauunternehmer und seine Mitarbeiter von der Einsatzplanung bis zur fertigen Lohnabrechnung. Mit ihren mobilen Endgeräten erfassen Vorarbeiter alle für die Lohnabrechnung relevanten Informationen direkt von den Baustellen. Zusätzlich zur Zeiterfassung, Maschinen und Geräteberichten sind sie mit bau-mobil in der Lage, Leistungen zu erfassen und Baufortschritte fotografisch zu dokumentieren. Die Tagesplanung erhalten sie jeden Morgen vor Arbeitsbeginn auf Smartphone oder Tablet-PC. Ihre Aufgabe in der Dokumentation reduziert sich fortan auf wenige Schritte, beispielsweise Änderungen in der Zeiterfassung.

Planung per Knopfdruck

Ebenso reduziert ist der Arbeitsaufwand in der Disposition: Im Vergleich zu handelsüblichen Tabellenkalkulationssystemen offeriert die Software verschiedene Auswertungsmöglichkeiten mit nur wenigen Mausklicks für die gesamte Personal- und Maschinendisposition. Werden verschiedene Auswertungen, beispielsweise nach Tagen oder Wochen, vom Management gefordert, so sind diese umgehend erstellt. Die größte Zeitersparnis erfährt der Disponent vor allem durch die direkte Übermittlung der Tagesplanung auf die Smartphones der Vorarbeiter. Jeder Vorarbeiter weiß sofort über seinen Einsatzort, die entsprechenden Maschinen und Geräte sowie Kolleginnen und Kollegen Bescheid, die ihn bei seiner Aufgabe unterstützen sollen. Umfangreiches Nachfassen per Telefon bei Disponent, Vorarbeiter und Bauleitung gehört damit der Vergangenheit an. Und das Controlling, die Bauleitung sowie die Unternehmensführung werden bei Ihren Aufgaben aktiv unterstützt; baustellen-relevante Daten liegen tagesaktuell vor!

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Personal- und Maschinendisposition: Zentral im Büro mit der grafischen Wochenübersicht schnell und einfach Personal, Maschinen und Fahrzeuge über „drag and drop“ den Bauprojekten zuordnen.

Automatisierte Prozesse statt zeitaufwändiges Buchen

Durch die direkte mobile Erfassung auf den Baustellen sind somit alle Daten und erforderlichen Berichte noch am selben Tag wieder im Büro und stehen der Lohnbuchhaltung, Geräteabrechnung, Bauleitung und dem Controlling damit sofort zur Verfügung. bau-mobil wurde so konzipiert, dass auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Bereich eine Vielzahl aufwändiger Arbeitsschritte einsparen können. So sind die Daten vorkontiert und gebucht. Eine Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung erfolgt automatisch. Auch die Spesenabrechnung muss fortan nicht mehr manuell erfolgen. Sie wird vom System vollautomatisch errechnet. Einzig eine Sichtprüfung führt die Mannschaft der jeweiligen Abteilung noch durch. Danach kann sofort eine Kosten- und Lohnabrechnung erfolgen. Zeitaufwändiges buchen war gestern.

Khaled Darwisch, Gründungsmitglied und Geschäftsführer des seit 2004 etablierten Unternehmens aus Stadtlohn, erklärt: „Unser Anliegen war es, mit bau-mobil eine besonders praxistaugliche Systemlösung für den Bau zu konzipieren, mit der Bauunternehmen sowohl auf den Baustellen als auch in der Verwaltung aktiv Zeit sparen. Disponenten, Buchhaltung und insbesondere die Vorarbeiter binden wir mit unserer Lösung in den integrierten Kommunikationsprozess ein. Mit einer Technologie, die an die Anforderungen der Branche angepasst ist.“

Produktiver Start in nur wenigen Tagen

Entscheidet sich ein Bauunternehmen für die Lösungen von bau-mobil, so erfolgt kurzfristig die Übernahmen der Stammdaten der individuellen Personal-, Geräte- und Baustelleninformationen. Mit speziellen Einführungsschulungen bereiten die IT-Profis aus dem Münsterland in einem zweiten Schritt die Mitarbeiter – von der Disposition bis zum Vorarbeiter – auf die Arbeit mit den Programmen und Smartphone-Apps vor. Nach nur wenigen Tagen können Bauunternehmen produktiv starten. So verspricht es der Hersteller. bau-mobil bietet Import- und Exportschnittstellen zu den am Markt etablierten Softwareprogrammen für die Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie Kalkulation und Kostenmanagement. Zugehörige Apps für die Baustelle haben die Softwareingenieure für das Google-Betriebssystem Android und Windows entwickelt. Sie können auf modernen mobilen Geräten für den Einsatz in rauer Umgebung betrieben werden.